招生技巧:學校文件、檔案及保密的管理規范
1 蓋倫學校文件管理要求
1．1 責任
文件保管的責任人是CFO和分校營運督導官，應由其本人或本人指定的其他人來保管。如人員變動，應妥善交接，防止泄密。
1．2 簽發
1．2．1 未經授權人員不得簽發文件。
1．2．2 非經常務董事會批準，不得另行制定文件種類。
1．3 傳達
1．3．1 文件傳達范圍，按該文件規定執行。
1．3．2 要求傳達的文件，應在上一級領導召集的會上正式宣讀。例如要求傳達到分校長、營運督導官的文件，應由CEO在分校長、營運督導官會議上組織宣讀。
1．3．3 要求傳達到全體員工的文件，應在宣讀之后，在辦公室的內部公示板上公示3-7天，以便員工掌握。
1．4 傳閱
1．4．1 文件是否傳閱及其傳閱范圍，由CEO、分校長等人批示決定。
1．4．2 要求傳閱的文件，傳閱人閱讀后應在文件頭上簽字，并注明日期。
1．4．3 傳閱要以最快的速度在第一時間進行，凡積壓文件者要受到批評和處罰。
1．5 討論
要求討論的文件，需用口頭或書面上報討論結果。
2 蓋倫學校檔案管理要求
2．1 責任
2．1．1 CFO是學校檔案管理工作的負責人，其工作對CEO負責。
2．1．2 營運督導官是分校檔案管理工作的責任人，其工作對CFO、分校長負責。
2．2分校保管項目
2．2．1 學籍類檔案：學籍帳、學費登記表(包括流水賬)、蓋倫學生入學申請書、蓋倫潛在學員信息登記表、排班排課表。
2．2．2 宣傳類檔案：傳單樣本，各種活動照片、校刊、各種宣傳光盤等
2．2．3 教學類檔案：教學大綱，教師教學參考資料等。
3 蓋倫學校保密制度
3．1 責任
3．1．1 文件保密的責任人是CEO和分校長。
3．1．2 所有蓋倫員工均有保守蓋倫秘密的義務，鼓勵積極舉報泄密行為，視情況予以表彰或獎勵。
3．2保密紀律
3．2．1 不該問的事不問。
3．2．2不該說的話不說。
3．2．3 不該看的文件不看。
3．2．4 不該聽的事不聽。
3．2．5 遇有保密事項時，主動回避。
3．3密級劃分
3．3．1 內部文件：此類文件可以記錄、拷貝，并在蓋倫內部張貼，以便于員工掌握文件內容并執行。但不允許將文件帶出蓋倫，嚴禁將文件泄露給外部人員。
3．3．2 秘密文件：可以在相關員工本人日記中抄錄要點，但不能拷貝，不能張貼，不能向無關的內部人員談論文件內容。
3．3．3 機密文件：不能記錄、拷貝。可以在不記錄的情況下向相關人員傳達。
3．3．4 絕密文件；不得記錄、拷貝，文件僅限高級管理人員和相關人員掌握內容，必須進行加鎖管理。
3．4保密內容
3．4．1 保密文件：包括規范性文件和其他各類報表、會議記錄和培訓綱要等。
3．4．2 保密信息：包括未公開的重大決策、人事變動、重要事件、財務經營狀況、重要業務關系、蓋倫資源狀況、教材、教法等。
3．5 文件的保管
3．5．1 內部文件發至分校，由營運督導官負責保管。
3．5．2 秘密文件可發至總校，由總校CFO保管
3．5．3 總校、分校對文件應分類單獨分類裝訂成冊，以備查找和使用。
3．5．4 對標有密級的文件必須按傳達范圍、嚴格管理，不得放在明處，更不能外泄。機密、絕密文件由CFO負責保管，并盡可能縮小保管范圍，可發至總校。
3．5．5 未經授權，所有文件不得復制和銷毀。
3．5．6 保密文件遺失，應立即向上級報告。視情節責任人承擔一定責任。
3．5．6文件匯編中各種密級文件并存時，按最高密級進行管理。
3．5．7凡違反本規定造成泄密的行為均將受到處分，嚴重者將依法追究責任。
責任編輯：招生技巧
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